En un reconocido hotel de lujo, el gerente de recursos humanos y operaciones, Carlos, enfrenta cada semana un desafío monumental: asignar turnos a más de 100 empleados de diferentes áreas. A pesar de sus mejores esfuerzos y la ayuda de hojas de cálculo, los errores y las confusiones son comunes. Empleados con sobrecarga de trabajo, otros con turnos sin cobertura, y una baja moral del equipo generan una experiencia de cliente inconsistente. Este es un escenario común en la hostelería cuando la planificación de turnos no se optimiza. Sin embargo, con la ayuda de Evolbe, optimizar esta tarea es más fácil y efectivo que nunca.
Beneficios de digitalizar la planificación de turnos en hostelería
La digitalización es la respuesta moderna a los desafíos complejos que enfrenta la planificación de turnos en hoteles. Aquí destacamos los principales beneficios:
- Reducción de errores humanos: Las herramientas digitales minimizan el riesgo de asignaciones incorrectas o confusas.
- Automatización del proceso: La asignación automática de turnos basada en necesidades operativas y disponibilidad de personal ahorra tiempo y optimiza la eficiencia.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Las soluciones digitales permiten modificar los turnos en tiempo real ante imprevistos o ausencias.
- Mejora del bienestar laboral: Al equilibrar mejor las cargas de trabajo, se incrementa la satisfacción y retención del personal.
- Visibilidad centralizada: Los gerentes tienen acceso a informes en tiempo real para controlar mejor la asistencia, ausencias y cargas de trabajo.
Estadísticas que destacan la globalización del problema
Según un informe de Mews, la rotación de empleados en la industria hotelera a nivel mundial se sitúa entre 30% y 73%, dependiendo de la región y el tipo de establecimiento. Esta alta rotación está vinculada a problemas como la falta de crecimiento profesional, la estacionalidad y la organización deficiente de los turnos, lo que afecta tanto la eficiencia operativa como la satisfacción del personal
Guía práctica para elegir la herramienta de planificación de turnos adecuada
La elección de la herramienta digital correcta dependerá del tamaño de la cadena hotelera y de los problemas específicos que enfrenta cada establecimiento. A continuación, te ofrecemos una guía sencilla para encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades:
Hoteles pequeños (hasta 50 empleados):
- Busca herramientas sencillas que permitan automatizar la planificación básica de turnos.
- Funcionalidades como gestión de ausencias y cobertura de emergencias son clave.
Cadenas medianas (50-150 empleados):
- Necesitas una solución más robusta que centralice la planificación de varios turnos en diferentes áreas operativas.
- Funcionalidades adicionales como integración de control de fichajes y estadísticas sobre cargas de trabajo serán útiles.
Cadenas grandes (más de 150 empleados):
- Requiere una herramienta que permita la planificación automatizada a gran escala, informes avanzados en tiempo real, y un alto nivel de personalización.
- La integración con herramientas de gestión de recursos humanos es fundamental para una visión completa del desempeño de los empleados.
Es por esto que la versatilidad de Evolbe como herramienta de gestión hace de esta una solución integral para la gran mayoría de los negocios de hostelería medianos o de gran escala.
Errores comunes en la planificación de turnos y buenas prácticas
Incluso los gerentes más experimentados pueden cometer errores en la planificación de turnos. A continuación, detallamos algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos:
Errores comunes:
- Sobrecarga de trabajo: No equilibrar adecuadamente los turnos genera agotamiento en los empleados y afecta el servicio.
- Falta de flexibilidad: No tener un sistema que permita realizar cambios rápidos ante imprevistos provoca caos en el día a día.
- Desconexión entre departamentos: La falta de coordinación entre las diferentes áreas del hotel puede generar solapamientos o falta de personal.
Buenas prácticas:
- Planificación anticipada: Crear un calendario de turnos con al menos dos semanas de antelación reduce errores y mejora la satisfacción del equipo.
- Rotación equilibrada: Distribuir las cargas de trabajo equitativamente para evitar la sobrecarga de algunos empleados.
- Comunicación clara: Asegúrate de que los empleados tengan acceso a sus horarios de trabajo y posibles cambios en tiempo real.
Caso de éxito: B&B Hotels con Evolbe
Desde noviembre de 2023, B&B Hotels ha confiado en Evolbe para mejorar la gestión de sus operaciones en 71 hoteles de España y Portugal, tanto de gestión directa como franquiciados. El proyecto se originó por las necesidades del Departamento de Operaciones, que ahora utiliza el Gestor Documental y el módulo de Auditorías para las visitas de los Area Managers. Además, en el área de Recursos Humanos, gestionan la planificación, el fichaje y las ausencias, con fichajes implementados en todos sus hoteles, aunque la planificación está en proceso de optimización.
Beneficios de Evolbe para la planificación de turnos en hoteles
Con Evolbe, las cadenas hoteleras tienen a su disposición una solución integral para la gestión de turnos. Estas son algunas de las dolencias que podrás resolver con nuestra herramienta:
- Planificación automatizada y en tiempo real: Asigna turnos de forma automática, considerando la disponibilidad y necesidades operativas.
- Control de fichajes: Supervisa la asistencia y las horas trabajadas, asegurando una correcta remuneración y cumplimiento de la normativa laboral.
- Optimización del tiempo de trabajo: Asegura que los empleados no estén sobrecargados ni subutilizados, mejorando tanto la productividad como el bienestar laboral.
- Flexibilidad en la planificación: Adapta los turnos rápidamente ante imprevistos sin afectar la operativa diaria del hotel.
- Reportes detallados: Accede a informes en tiempo real sobre la asistencia, rendimiento de los empleados y posibles mejoras operativas.
Servicios de Evolbe para mejorar la eficiencia hotelera
En Evolbe, nuestro objetivo es mejorar el desempeño de las cadenas hoteleras mediante herramientas avanzadas de gestión operativa y de recursos humanos. Nuestra plataforma ofrece una solución escalable que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada hotel, permitiéndote:
- Centralizar la planificación: Gestiona turnos, ausencias y horarios desde una única plataforma.
- Automatizar procesos: Reduce el tiempo que los gerentes dedican a la planificación de turnos, permitiéndoles enfocarse en áreas más estratégicas del negocio.
- Mejorar la satisfacción del equipo: A través de una mejor distribución de las cargas de trabajo y mayor flexibilidad en los horarios, lo que impacta directamente en la retención de talento.
La correcta planificación de turnos es esencial para el éxito de cualquier cadena hotelera. Al digitalizar este proceso con herramientas como las que ofrecemos en Evolbe, las cadenas pueden mejorar tanto la eficiencia operativa como la satisfacción de sus empleados. No esperes más para optimizar la gestión de tu hotel.
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